Online-Terminbuchung für Steuerberater: mehr Zeit für die Mandate, weniger fürs Telefon
Ihre Mandanten buchen Erstberatung, Jahresgespräch oder Rückfrage-Termin selbst und rund um die Uhr. Sie behalten die Kontrolle über Ihren Kalender, ohne dass das Sekretariat ständig Termine hin und her schiebt.
Das Problem
In der Kanzlei bindet die Terminvergabe wertvolle Kapazität: In der Fristenzeit klingelt das Telefon ununterbrochen, während Ihre Fachkräfte eigentlich an den Abschlüssen sitzen sollten. Jeder verpasste Termin und jede Terminverschiebung kostet Zeit, die Ihnen bei der eigentlichen Beratung fehlt.
- Zur Fristenzeit für Steuererklärungen ist das Sekretariat mit Terminanfragen überlastet.
- Mandanten erscheinen nicht zur Erstberatung, ohne Bescheid zu geben, und die reservierte Zeit verfällt.
- Beratungsgespräch, kurze Rückfrage und Jahresabschlussgespräch brauchen ganz unterschiedliche Zeitfenster.
- Terminanfragen kommen abends und am Wochenende, wenn niemand ans Telefon geht, und gehen verloren.
So hilft GoodWhen
Termine rund um die Uhr buchbar
Ihre Mandanten sehen freie Zeitfenster und buchen selbst, auch abends nach Feierabend oder am Wochenende. Anfragen gehen nicht mehr verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte.
Eigene Dauer pro Leistung
Legen Sie für Erstberatung, kurze Rückfrage und Jahresabschlussgespräch jeweils eigene Termindauern fest. Jeder Mandant bekommt automatisch das passende Zeitfenster, ohne Nachfragen.
Weniger Ausfälle durch Erinnerungen
GoodWhen versendet automatische E-Mail-Erinnerungen mit einstellbarem Vorlauf. So sinkt die Zahl der Mandanten, die den vereinbarten Beratungstermin vergessen.
Puffer und Vorlaufzeiten
Planen Sie Pufferzeiten zwischen Terminen für die Vor- und Nachbereitung ein und legen Sie eine Mindestvorlaufzeit fest, damit Sie sich auf jedes Gespräch vorbereiten können.
Automatischer Kalenderabgleich
GoodWhen synchronisiert sich mit Google, Apple und Outlook. Ein Gerichtstermin oder ein interner Termin blockiert das Zeitfenster automatisch, Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
Erstberatung direkt bezahlen lassen
Auf Wunsch lassen Sie das Honorar für die Erstberatung oder eine Anzahlung direkt bei der Buchung über Stripe abrechnen. GoodWhen behält davon keine Provision.
Häufige Fragen
Ist die Terminbuchung DSGVO-konform, auch bei sensiblen Mandantendaten?
Ja. GoodWhen wird auf Servern in der EU betrieben und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Gerade für Steuerberater mit Verschwiegenheitspflicht ist der datenschutzkonforme Betrieb entscheidend.
Kann ich für verschiedene Leistungen unterschiedliche Zeitfenster anbieten?
Ja. Sie richten pro Leistung eine eigene Dauer ein, etwa 60 Minuten für die Erstberatung und 15 Minuten für eine kurze Rückfrage. Der Mandant wählt die Leistung und bekommt automatisch das passende Fenster.
Lässt sich die Buchung in unsere Kanzlei-Website einbinden?
Ja. Sie binden GoodWhen per Code-Schnipsel oder mit dem WordPress-Plugin direkt in Ihre Website ein. Mandanten buchen, ohne Ihre Seite zu verlassen.
Kann ich das Honorar für die Erstberatung vorab kassieren?
Ja. Optional lassen Sie das Beratungshonorar oder eine Anzahlung direkt bei der Buchung über Stripe bezahlen. GoodWhen erhebt darauf keine Provision, es gilt allein die Gebühr Ihres Stripe-Kontos.
Passende Funktionen
DSGVO-konform, EU-Hosting
Auftragsverarbeitungsvertrag per Klick im Dashboard, Daten auf Servern in der EU, und es wird nur erhoben, was die Buchung wirklich braucht.
Erinnerungen, die wirken
E-Mail-Erinnerungen senken No-Shows. Gäste verschieben mit einem Klick, statt einfach zu verschwinden.
Verfügbarkeit nach Maß
Mehrere Buchungsfenster pro Tag statt starrer Blöcke, plus einzelne Ausnahmen für Feiertage oder Sondertermine. Alles in Ihrer Zeitzone.
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