Online-Terminbuchung für Bürgerbüro und Verwaltung
Bürger buchen ihren Termin rund um die Uhr selbst, statt am Telefon zu warten oder eine Nummer zu ziehen. Sie steuern die Auslastung und verkürzen die Schlangen im Wartebereich spürbar.
Das Problem
Bürgerbüros arbeiten am Limit: Telefonleitungen sind dauerbesetzt, der Wartebereich ist voll, und zu Stoßzeiten reihen sich Menschen bis vor die Tür. Ohne geordnete Terminvergabe steigt der Druck auf die Mitarbeiter, während die Bürger unzufrieden sind.
- Bürger warten lange in der Schlange oder erreichen die Behörde telefonisch gar nicht.
- Wer ohne Termin erscheint, blockiert Kapazitäten und sorgt für Unmut im Wartebereich.
- Unterschiedliche Anliegen von der Ummeldung bis zur Passausstellung brauchen ganz verschiedene Bearbeitungszeiten.
- Nicht wahrgenommene Termine lassen wertvolle Schalterzeit ungenutzt verstreichen.
So hilft GoodWhen
Termine rund um die Uhr
Bürger buchen ihr Anliegen jederzeit online, auch abends und am Wochenende. Das entlastet Ihre Telefonleitungen und Ihren Schalter spürbar.
Jede Leistung mit eigener Dauer
Ummeldung, Personalausweis, Führungszeugnis oder Beglaubigung: Für jedes Anliegen hinterlegen Sie die passende Bearbeitungszeit, damit der Zeitplan realistisch bleibt.
Puffer und Vorlaufzeiten
Legen Sie Pausen zwischen den Terminen und eine Mindestvorlaufzeit fest, damit sich Unterlagen vorbereiten lassen und der Schalterbetrieb nicht ins Stocken gerät.
Weniger geplatzte Termine
Automatische E-Mail-Erinnerungen mit einstellbarem Vorlauf reduzieren No-Shows und sorgen dafür, dass gebuchte Schalterzeit auch genutzt wird.
In acht Sprachen buchbar
Die Buchungsstrecke steht in acht Sprachen bereit, damit auch Bürger ohne Deutschkenntnisse ihren Termin ohne Hürde vereinbaren können.
Direkt auf der Amtsseite
Binden Sie die Terminbuchung per Code-Schnipsel oder WordPress-Plugin nahtlos in Ihre kommunale Website ein, ohne Wechsel auf ein fremdes Portal.
Häufige Fragen
Ist die Terminbuchung datenschutzkonform nach DSGVO?
Ja. GoodWhen wird DSGVO-konform auf Servern in der EU betrieben, und wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Das ist gerade für Behörden mit sensiblen Bürgerdaten die Grundvoraussetzung.
Lassen sich verschiedene Anliegen mit unterschiedlicher Dauer abbilden?
Ja. Sie legen für jede Leistung eine eigene Dauer fest, etwa 15 Minuten für eine Ummeldung und 30 Minuten für die Ausstellung eines Reisepasses. Der Bürger wählt sein Anliegen und sieht nur passende freie Zeiten.
Wie bringen wir die Buchung auf unsere bestehende Website?
Sie fügen einen kurzen Code-Schnipsel in Ihre Seite ein oder nutzen unser WordPress-Plugin. Die Buchung erscheint direkt auf Ihrer kommunalen Website, ohne dass Bürger auf ein externes Portal wechseln müssen.
Was kostet der Einsatz für unsere Verwaltung?
GoodWhen bietet gestaffelte Tarife, und GoodWhen behält keine Provision auf etwaige Gebühren ein. Wir nennen Ihnen gerne die passende Variante für das Buchungsaufkommen Ihres Bürgerbüros.
Passende Funktionen
Verfügbarkeit nach Maß
Mehrere Buchungsfenster pro Tag statt starrer Blöcke, plus einzelne Ausnahmen für Feiertage oder Sondertermine. Alles in Ihrer Zeitzone.
Erinnerungen, die wirken
E-Mail-Erinnerungen senken No-Shows. Gäste verschieben mit einem Klick, statt einfach zu verschwinden.
DSGVO-konform, EU-Hosting
Auftragsverarbeitungsvertrag per Klick im Dashboard, Daten auf Servern in der EU, und es wird nur erhoben, was die Buchung wirklich braucht.
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